請求書が締め日に間に合わないとき｜支払日確認とファクタリング相談

締め日と支払日を別々に確認する

請求書を送った後、取引先から締め日に間に合わなかったので翌月払いになると返答された。仕入代金の支払いは当初の入金を前提にしており、予定をどう直せばよいか迷う場面です。まず、請求書の提出期限と、取引の支払期日を分けて確認してください。相手の処理予定だけで支払期日が変わったと決めず、発注時の条件と提出記録をそろえて問い合わせます。

確認する日付は、納品やサービス提供の日、請求書の提出期限、実際に提出した日、発注時に定めた支払日です。取引先がいう締め日が、納品分を集計する日なのか、請求書の受付を終える日なのかも聞きます。同じ呼び方でも、どちらを指すかによって確認する記録が違います。

発注書や契約書で支払条件を読み、納品の受領記録とメールの送信履歴を照合します。経理担当者から聞いた翌月の処理予定は、当初の支払条件とは別の欄に残しましょう。日付が食い違う請求分をまとめて一つの入金予定にすると、どの取引について返答を待っているか分からなくなります。

請求書を再送する前に受付状況を聞く

自社で送信できたことと、取引先が請求書を受け付けたことは別です。宛先が違った、添付を開けなかった、指定の提出方法を使っていなかったなど、どこで手続きが止まったかを確認します。まず相手に、対象の請求分を受け取っているか、金額の確認は済んでいるか、不足する記載や資料はあるかを尋ねてください。

再送が必要なら、元の請求書と同じ請求分であることを伝えます。単に受付をやり直すための再送なのか、数量や税額などの修正なのかを区別し、社内にも記録を残します。提出が遅れたという理由だけで納品日や取引日を書き換えると、納品記録との対応を説明しにくくなります。

納品書を添える場合は、請求書のどの明細に対応するかを分かるようにします。国税庁は、相互の関連が明確で必要事項を相手が認識できる場合、納品書と請求書など複数の書類全体で適格請求書の記載事項を満たすことがあると説明しています。ただし、この税務上の説明だけで取引先の受付方法や支払日が決まるわけではありません。国税庁・消費税法基本通達「適格請求書の意義」

問い合わせでは、当初の支払日、提出した日、今回再送する内容を短く示し、予定どおりの支払いが可能かを聞きます。担当者が判断できない場合は、誰が支払日を確認するのか、いつ返答をもらえるのかまで尋ねておくと、その後の資金の準備を進めやすくなります。

取適法の対象なら請求書の遅れだけで繰り延べない

取適法の対象取引について、公正取引委員会のQ77は、請求書の提出の有無にかかわらず、受領後60日以内に定めた支払期日までに代金を支払う必要があると説明しています。相手の社内手続きに請求書が必要な場合も、提出を促し、支払遅延にならないよう支払う必要があるという整理です。公正取引委員会・取適法Q&AのQ77

この説明は、すべての商取引に一律に当てはめるものではありません。取引内容や事業者の規模などによって対象かどうかを確認する必要があります。自社が小規模だから当然に対象になる、あるいは請求書に支払日を書いたからその日が必ず適用される、と判断しないでください。適用に迷う場合は、発注書、受領日が分かる記録、相手の返答を整理して相談します。

また、同委員会のQ78では、当月の納入分を翌月納入分として扱う依頼や合意があっても、受領日から起算して60日以内に定めた支払期日までに支払う必要があるとしています。帳票の月を変えて処理すれば済むと考えず、実際の受領日を確認しましょう。公正取引委員会・取適法Q&AのQ78

自社の提出ミスがある場合は、その点を直しながら支払いを確認します。請求書の修正作業と、当初の期日に支払いを受けるための連絡を並行して進め、電話の後も返答内容をメールなどで残してください。ここで法的な問題を断定するより、対象取引の条件と事実関係を確認することが先です。

入金日が未確定のまま資金化を見込まない

取引先に支払いを確認している間は、資金繰り表に当初の入金予定と、返答待ちであることを記録します。実際に支払いが遅れた場合の残高も別に確認し、先に到来する仕入代金や外注費を洗い出してください。相手から聞いた日付を確定扱いにして支払いを約束すると、再び予定が変わったときに調整が難しくなります。

ファクタリングを相談する場合は、請求書だけでなく、提出が遅れた経緯、取引先の受付状況、支払日に関する返答を買い手に伝えます。請求額自体に争いがあるのか、請求書の受付処理だけが止まっているのかも分けて説明します。買い手がその請求分を買い取るか、どの資料を求めるかは個別の確認が必要であり、請求書を再送しただけで買い取りが決まるとはいえません。

条件の提示を受けたら、受取額と費用、入金日、その日までに必要な手続きを確認します。2社間・3社間の名称だけで判断せず、売掛先への連絡を誰が行うか、支払日の返答が変わった場合に誰へ報告するかも聞いてください。契約前の相談や見積もりの段階では、資金繰り表に確定した入金として重ねて計上しないようにします。

金融庁は、ファクタリングを装った貸付けに注意を促し、売り手が回収できなかったときの買戻しや、自らの資金で支払う条件などを挙げています。入金予定がずれて急いでいる場合も、契約上の負担を読んでから判断してください。条件を理解できない場合は法律の専門家へ相談するという案内もあります。金融庁・ファクタリングの利用に関する注意喚起

次回の提出担当と確認方法を決める

今回の支払日を確認したら、次の請求分について、誰が発行し、どこへ提出し、誰が受付を確認するかを決めます。担当者の休暇や交代があっても同じ手順で提出できるよう、提出先と必要な情報を社内で共有してください。送信履歴だけを残すのではなく、差戻しがあった場合の対応担当も明確にします。

すでに提出した請求分を一覧にし、受付済み、差戻し対応中、支払日確認中の区別を付けると、翌月へ持ち越したつもりの請求分を再び請求する誤りにも気づきやすくなります。元の記録を残し、今回の変更や返答を追記する形で管理しましょう。

PayBridgeは、ファクタリングを希望する売り手と審査済みの買い手をつなぐマーケットプレイスです。プラットフォーム自身が買い取りや貸付け、資金の預かりを行うものではありません。相談を検討するなら、まず受付状況と支払日の確認結果を整理し、その請求分について買い手に伝える事項をまとめてください。PayBridgeのマーケットプレイスの仕組み